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內(nèi)蒙古自立集團(tuán)是內(nèi)蒙地區(qū)最大的聯(lián)想PC、筆記本電腦分銷商,業(yè)務(wù)涉及分銷、行業(yè)大客戶銷售、系統(tǒng)集成、連鎖零售、軟件開(kāi)發(fā)、網(wǎng)絡(luò)工程、機(jī)房裝修、IT硬件服務(wù)及安全應(yīng)用等多種領(lǐng)域。在經(jīng)歷了與用友U8的八年磨合期后,最終決定選擇快普M6整合管理平臺(tái),作為集團(tuán)內(nèi)部以及所有經(jīng)銷商的信息化解決方案,來(lái)解決困擾他們多年的管理問(wèn)題。實(shí)施快普M6僅兩年時(shí)間,自立集團(tuán)以及經(jīng)銷商的管理管理面貌都發(fā)生了質(zhì)的轉(zhuǎn)變。
“企業(yè)不上信息化是等死,上了信息化是找死”,在中國(guó),數(shù)以萬(wàn)計(jì)的中小型IT企業(yè)對(duì)信息化管理發(fā)出過(guò)如是感慨。期待借助信息化擴(kuò)大業(yè)務(wù),實(shí)現(xiàn)企業(yè)精細(xì)化管理的內(nèi)蒙古自立集團(tuán)也曾陷入信息化的窘境。直到與快普的一次邂逅,徹底改變了他們對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)觀點(diǎn)。
“對(duì)于中小企業(yè)的發(fā)展,信息化將不再是可選項(xiàng),而是一種擋也擋不住的趨勢(shì)。今天,我們的員工大多都是在信息化時(shí)代里成長(zhǎng)起來(lái)的80 后、90 后。沒(méi)有信息化,管理的難度將比以往更大,管理的問(wèn)題也會(huì)更多。當(dāng)企業(yè)發(fā)展到一定程度的時(shí)候,必須要正確對(duì)待信息化管理這樣一個(gè)問(wèn)題。而中小型企業(yè),則應(yīng)盡早采用信息化手段去提升管理效率?!焙秃芏嗤邢啾?,內(nèi)蒙古自立(集團(tuán))有限責(zé)任公司(以下簡(jiǎn)稱自立集團(tuán))董事長(zhǎng)張杰一直是一個(gè)對(duì)信息化管理持積極態(tài)度的人。但事實(shí)上,在自立集團(tuán)將近十年的信息化歷程中,與信息化管理相關(guān)的各種問(wèn)題,也曾無(wú)時(shí)不刻地考驗(yàn)著她對(duì)信息化管理的信心。
別讓業(yè)務(wù)受困于管理工具
2002 年,自立集團(tuán)就開(kāi)始嘗試信息化管理。張杰告訴記者,當(dāng)初接觸信息化管理主要還是從財(cái)務(wù)管理的需要開(kāi)始的,后來(lái)公司為了盡快提升管理效率,也開(kāi)始逐漸引入信息化管理工具。而考慮到業(yè)務(wù)發(fā)展的需要,他們希望管理軟件的功能一定要全,品牌也要靠得住。在對(duì)比了市場(chǎng)中的多款產(chǎn)品之后,他們最終選擇了在業(yè)內(nèi)口碑比較好的用友U8。然而,在實(shí)際使用過(guò)程中,各種不適癥卻逐漸暴露出來(lái)。
“我們發(fā)現(xiàn),用友的系統(tǒng)是從財(cái)務(wù)管理的角度去管業(yè)務(wù)的,這種管理模式對(duì)我們這種中小型企業(yè)的管理實(shí)際非常不方便。中小型企業(yè)的發(fā)展首先要有業(yè)務(wù)、有客戶、有市場(chǎng),先生存才能談得上企業(yè)的管理。特別是在企業(yè)初期成長(zhǎng)階段,企業(yè)更需要把業(yè)務(wù)和客戶放在第一位去考慮管理模式、選擇管理方法?!睆埥芴寡裕?yàn)橐压芾碥浖闷饋?lái),反而讓內(nèi)蒙古自立集團(tuán)不得不去用財(cái)務(wù)的邏輯管業(yè)務(wù),管理自然會(huì)變得僵化。漸漸地,公司對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的使用就越來(lái)越少了,完全起不到管理的作用。在這個(gè)過(guò)程中,自立集團(tuán)也一直在尋找解決辦法。比如向用友尋求二次開(kāi)發(fā)的方案或是更改一些功能,但是由于技術(shù)支持不足等問(wèn)題,最終很難解決相關(guān)問(wèn)題。在經(jīng)過(guò)了將近8 年的磨合期后,內(nèi)蒙古自立集團(tuán)最終決定重新尋找一套管理平臺(tái)。
從失敗的倒影中看清自身需求
有了一次失敗的教訓(xùn)后,內(nèi)蒙古自立集團(tuán)對(duì)于信息化管理平臺(tái)的選擇也更為謹(jǐn)慎了?!拔覀兿M畔⒒浖侨娴?,但通過(guò)與用友的磨合,我們才認(rèn)識(shí)到我們需要的并不只是單純大而全的軟件,而是企業(yè)級(jí)整合且兼具靈活性的管理軟件?!痹诳偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)時(shí),張杰強(qiáng)調(diào),為了追求功能全而忽視管理軟件的易用性,很容易讓中小企業(yè)陷入信息化管理的陷阱。
所以,在二次選擇時(shí),自立集團(tuán)開(kāi)始刻意關(guān)注一些中小型管理軟件企業(yè)的產(chǎn)品。也正是在這個(gè)時(shí)候,快普M6走進(jìn)了他們的視野?!翱炱兆畛跷覀兊脑蚓褪撬娜妫瑥呢?cái)務(wù)系統(tǒng)到進(jìn)銷存、CRM、項(xiàng)目管理、OA等功能,它把我們所需要的各種業(yè)務(wù)都整合在一起,不僅樣樣兼具,還實(shí)現(xiàn)了各大業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián),尤其是能讓業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接,特別適合我們這類不僅需要功能全且對(duì)靈活性要求很高的中小型企業(yè)。”張杰說(shuō)。
在使用用友U8管理軟件的時(shí)候,為了補(bǔ)充管理的不足,自立集團(tuán)還使用著多套管理軟件,包括獨(dú)立的進(jìn)銷存軟件、CRM 軟件以及自己開(kāi)發(fā)的OA 系統(tǒng)等。這些系統(tǒng)帶給張杰的煩惱是,獨(dú)立運(yùn)作的管理系統(tǒng)各自為政,數(shù)據(jù)完全不能共享,想要通過(guò)這些系統(tǒng)全面了解公司的問(wèn)題是非常難的?!翱紤]到公司方方面面的管理,對(duì)我們來(lái)說(shuō),最方便的當(dāng)然是信息化系統(tǒng)能將這些數(shù)據(jù)都整合在一起?!睆埥芨嬖V記者,和其他軟件不同,快普M6是一個(gè)功能整合的平臺(tái),而這種既能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度的要求,又能讓各種管理模塊之間建立緊密聯(lián)系的平臺(tái)是不多見(jiàn)的。在應(yīng)用快普系統(tǒng)的時(shí)間里,張杰不斷見(jiàn)證著整合帶來(lái)的好處。
借助這種整合,內(nèi)蒙古自立集團(tuán)實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)公司各種業(yè)務(wù)流程靈活定制,真正達(dá)到了企業(yè)內(nèi)控的目的。在業(yè)務(wù)方面,快普還實(shí)現(xiàn)了對(duì)售前、售中和售后功能的完全整合,售前通過(guò)快普CRM建立行業(yè)大客戶營(yíng)銷體系,售中通過(guò)快普ERP實(shí)現(xiàn)集團(tuán)化的核算問(wèn)題,售后通過(guò)快普客戶服務(wù)管理系統(tǒng)建立客戶服務(wù)體系,一邊徹底解決了過(guò)去的信息孤島問(wèn)題,一邊也提升了業(yè)務(wù)處理的效率,真正為內(nèi)蒙古自立集團(tuán)提供了一個(gè)打通財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理平臺(tái)。
張杰坦言,當(dāng)初另一個(gè)讓快普M6 脫穎而出的原因,還有它的業(yè)務(wù)系統(tǒng)最早是專門(mén)針對(duì)大聯(lián)想體系的業(yè)務(wù)特點(diǎn)設(shè)計(jì)的,與自立集團(tuán)的業(yè)務(wù)模式非常契合。“快普把IT 行業(yè)比較看重的客戶管理、呼叫中心管理等功能都整合在了一起,并且還能?chē)@大客戶關(guān)系建立項(xiàng)目管理制,從項(xiàng)目的角度去管理客戶、進(jìn)行費(fèi)用管理等,管理模式與我們業(yè)務(wù)需求完全是配套的?!?nbsp;
被管理駕馭還是駕馭管理
在二十幾年的摸爬滾打中,自立集團(tuán)的業(yè)務(wù)不斷擴(kuò)大?,F(xiàn)在,它的年?duì)I業(yè)額不僅超過(guò)了6億元,還擁有多家直屬子公司及連鎖門(mén)店,管理著200家以上的經(jīng)銷商。伴隨企業(yè)的變化,對(duì)于信息化管理,張杰也有了更深層次的理解?!捌髽I(yè)在發(fā)展和變化,在這個(gè)過(guò)程中,也需要不斷改進(jìn)管理方式。在企業(yè)需要改變的時(shí)候,企業(yè)的管理模式也需要跟隨這種需求而變。我們之所以選擇快普,還有一個(gè)很重要的原因,就是它是集團(tuán)化的管理平臺(tái)。它既能按照分公司核算,又能讓分公司之間分享信息。這樣即實(shí)現(xiàn)了管理效率的提升,又達(dá)到了分公司獨(dú)立核算的目標(biāo)。而普通軟件是不能做到這一點(diǎn)的?!?/p>
近幾年,分銷利潤(rùn)越來(lái)越薄,IT渠道商的轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為一種必然的趨勢(shì)。目前,自立集團(tuán)也在嘗試業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)型。有趣的是,借助快普M6,張杰反而發(fā)現(xiàn)了一些新的業(yè)務(wù)機(jī)會(huì)?!斑^(guò)去,我們一直沒(méi)有能力為下游分銷商提供庫(kù)存、下單的共享平臺(tái)。雖然公司有網(wǎng)站,但是不能互動(dòng)??炱障到y(tǒng)幫我們解決了這個(gè)問(wèn)題?!彼嬖V記者,通過(guò)快普,現(xiàn)在自立集團(tuán)不僅可以和經(jīng)銷商共享信息。還可以通過(guò)為經(jīng)銷商提供相同的平臺(tái),讓經(jīng)銷商直接與內(nèi)蒙古自立集團(tuán)的系統(tǒng)對(duì)接,實(shí)時(shí)了解庫(kù)存情況并及時(shí)下單?!敖柚炱盏钠脚_(tái),我們構(gòu)建起一個(gè)為經(jīng)銷商直接服務(wù)的在線業(yè)務(wù)平臺(tái),讓我們實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)上的重大突破?!?/p>
為了擺脫“搬箱子”的命運(yùn),自立集團(tuán)一直在加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目型業(yè)務(wù)的投入。但是,這類項(xiàng)目過(guò)去基本是靠手工管理,成本核算困難,缺乏精細(xì)化管理,很容易導(dǎo)致項(xiàng)目成本過(guò)高?!皬恼麄€(gè)企業(yè)的發(fā)展來(lái)看,我們正計(jì)劃從簡(jiǎn)單的硬件集成向服務(wù)轉(zhuǎn)型,這樣就會(huì)比過(guò)去更需要一套能與服務(wù)業(yè)務(wù)相互匹配的項(xiàng)目管理方法,幫助我們精細(xì)化地核算成本,特別是能夠根據(jù)服務(wù)的內(nèi)容、人工、用戶所需等因素精細(xì)化地進(jìn)行核算,這在我們過(guò)去的系統(tǒng)中是缺失的?!碑?dāng)前,服務(wù)業(yè)務(wù)在自立集團(tuán)整體業(yè)務(wù)中的占比正在不斷上升,張杰認(rèn)為,快普M6 管理平臺(tái)上的項(xiàng)目管理功能在精細(xì)核算服務(wù)類業(yè)務(wù)的成本方面,為他們提供很多幫助。另外,通過(guò)啟用快普的項(xiàng)目管理系統(tǒng),自立集團(tuán)還實(shí)現(xiàn)了從項(xiàng)目預(yù)算、成本控制、進(jìn)度控制到對(duì)工程材料及合同的全過(guò)程跟蹤管理。
從自立集團(tuán)的經(jīng)歷來(lái)看,中小企業(yè)用戶對(duì)于信息化管理的不信任,很大一部分原因是企業(yè)沒(méi)有根據(jù)其自身業(yè)務(wù)的需求,去尋找與之相符的信息化管理工具。在采用信息化管理手段時(shí),由于對(duì)管理工具所體現(xiàn)的管理理念認(rèn)識(shí)不足,很容易被管理工具套牢,按照工具的思路去僵化地實(shí)施管理,最終反而造成對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)的侵害,從而陷入被信息化管理駕馭的困局。就像張杰所說(shuō),信息化只是為人所用的工具,它只是改變了管理方式。歸其本質(zhì),如果它不能將企業(yè)管理者的管理理念體現(xiàn)出來(lái),再好的軟件也毫無(wú)價(jià)值。而企業(yè)在選擇信息化管理工具時(shí),一方面要積極尋找能產(chǎn)生管理理念共鳴的信息化工具,一方面也要看清自己的真實(shí)需要。